Toggl線上計時器(可小組協作)使用方法說明
認真推薦一款專案計時軟體：Toggl
不管是需要請工讀助理，或是自己要做工作時間的管理，
都非常好用。
這個軟體目前沒有中文介面，但英文的部分都很簡單。
WHY為何要使用此軟體？
1. 幫助工讀助理計時管理
過去曾遇到的狀況是，助理非常有心也願意幫忙，
但常常會不好意思算時數或是少報時數。
(不排除可能有相反的情況XD 看人)
(不排除可能有相反的情況XD 看人)
若將此步驟設為必須，即可看到助理真實花了多少時間。
直接用工具計時，就沒有不好意思報時數的問題。
也可以節省助理手動計時、紀錄、呈報等等的時間。
2. 幫助察覺並減少切換工作的時間心力浪費
另一方面是，使用這個計時器，對自己的時間管理會
非常有幫助。因為當要切換工作的時，就會需要按
紅色按鈕。因為需要按，你就會察覺到自己"又在切換工作"，
而切換工作這件事本身，就是時間和精神耗費的元兇！
多工能力只是表象
『人們之所以多工，不是因為他們擅長多工，而是因為他們容易分心，
他們難以克制自己去做另一件事的衝動。』
多工其實是在脫慢速度。我們可以自行測試，以下圖為例, 假設有兩種寫法
法1. 先寫完 1~10, 再寫羅馬數字 I ~ X，寫 A ~ J
法2. 先寫完 1 I A, 再寫2 II B，直到 10 X G。
方法一的速度會快很多。
1 I A多工只會增加成本
2 II B
3 III C
在不同切換工作任務情況下，會浪費很可觀的時間，作者觀察若同時進行五個專案，
可能有75%的時間都被浪費在專案切換上。
改個說法是若你依序完成五個專案，
你可能只需要 25%的時間就完成五個專案。
因此列出優先順序是非常重要的。
節錄自：SCRUM 用一半的時間，做兩倍的事
故使用這個方法，有機會可以減少75%的時間切換成本。
並非是為了要做更多事情，所以要這樣逼自己。
而是我們可以靠使用這個工具，來避免時間浪費。
多出來的時間，拿去休息、看書、追劇、做什麼都可以，
都比在不知不覺中浪費掉好。
WHERE去哪裡下載軟體？
我是裝chrome版。
這個軟體的好處是，不管使用電腦還是手機，
只要是登入你的gmail帳號狀態，就全都可以即時同步。
Chrome版可由此進入安裝：
(手機請自行搜尋toggl)
它的使用方式非常簡單而且直觀。
從右上角的新增專案點下去，就可以建立你自己的分類清單。
免費版就可以建立無限個項目了。
但建議不要用太多個，我自己是設成大分類，
再指定不同顏色作為清楚區分。
How如何使用軟體？
以下將以圖文方式說明使用方式。
1.如何新增專案？
2.如何操作此軟體？
點進去左上角的Timer，就是你平常做工作管理時使用的主頁面。使用順序及說明如圖示。
當專案需要暫停、已完成、或是重新繼續，都是點一下右上角的紅色按鈕就好了。不像傳統計時方式那樣，需要自己看時間，手動紀錄再加加減減。系統全部都會幫你自動紀錄。去廁所或休息之類的，我會點 "休息"那個計時。你若不想記那麼細，也可以在工作的時候再按紀錄就好了。都可以依照個人需求調整使用。
3.可以從中得到什麼樣的分析？
最後每天結束以後可以點進來這邊看報告。或是一周、一個月都可以檢視。是否在某專案花費太多時間？每個專案是否在每周都有一些進度？(自己設定目標)
到這邊，你已經可以開始使用Toggl來做個人的專案時間管理。
4.如何加入Toggl協作夥伴？
如果你的專案有小組成員。我們必須先去”team”這個頁面，加入你這個Toggl帳號的協作夥伴。加入夥伴的方法，也是很直觀、簡單。使用順序及說明如圖示。
加入夥伴以後，你將可以：
Ÿ 指派任務給組員
Ÿ 觀看小組成員的紀錄報告
Ÿ 審查分析該專案的整體工作時數
5.如何加入專案組員？
加入Toggl協作夥伴後。接著就可以回到你的專案，並從已經設定好的成員清單中，拉出要跟你一起做這個專案的組員。未來即可追蹤大家的工作時數和狀況。
小組設定完成！快點開始試用看看吧！:D
沒有留言:
張貼留言